Organitza’t amb eficàcia (2/4)

Havent dit el que vàrem dir la setmana passada, un pot tenir tantes cistelles de recopilació com es vulguin. Imagineu-vos una cistella per la feina, una per la colla, una pel grup de ioga, una pels serveis.... quasi infinit, i ho desaconsello per dos motius. El primer és que quan t’arriba una tasca, potser no saps on pertany o on l’has d’ubicar. Imagineu-vos un moll d’entrada en un magatzem: primer es deixa tot en una zona, i llavors se’n fa el triatge. Si l’exemple no us val, penseu en un servei d’urgències, en el qual abans de derivar-te es fa un primer cribratge. El segon és que des del meu punt de vista, al final si se t’escapa de les mans, pots tenir un gran problema o destinar més temps en l’organització, que no pas amb l’execució, i això també es pot convertir en un problema. Per això deia que em costa de creure que l’autor s’ho anoti i arxivi absolutament tot: crec que no és possible. Per evitar aquesta sobrecàrrega o possible duplicitat d’esforços, doncs, el que aconsella l’autor és que cada tasca només estigui en una única safata (cosa que em sembla molt raonable), i que es vagin buidant periòdicament (que també m’ho sembla).

Al final de tot, assevera que si li fem cas, l’únic que ens farà falta és una llista de projectes, un calendari o una agenda, una llista d’accions següents, i una llista d’elements o tasques a l’espera. Segons ell, com no pot ser d’altra manera, l’avalen dècades d’experiència i multitud de persones importants a qui els va canviar la vida (tot amb tot, un clàssic d’aquesta mena de llibres). A grans trets, penso que té raó. Amb el benentès que aquí cal diferenciar de les tasques pròpies o en el terreny personal, de les possibles tasques en el si d’una organització. És a dir, trobareu eines de gestió de projectes que permeten tot aquest control, especialment en l’àmbit de col·laboració, i que li permeten a un responsable de projectes saber l’estat del mateix i de l’estat dels seus recursos. Si bé estem parlant d’optimització del temps mitjançant un mètode i/o eines, en aquest darrer cas el que no té sentit és duplicar el control de tasques que tota organització mitjanament seriosa ja disposa (personalment recomano Asana, per sobre de Trello i especialment Redmine, per dir-ne algunes) i endur-s’ho a una gestió personal.

D’entre las tasques a fer cadascú, l’autor estableix quatre criteris per executar-les. Ja es va mostrar la setmana passada que les que tinguin una presumpta durada de menys de dos minuts (jo ho ampliaria a cinc) cal fer-les d’immediat per treure-se-les de sobre. Això té una incidència molt simple. Si us trobeu la safata d’entrada amb molts correus o coses pendents, tot el que us pugueu treure de sobre ràpid, més enllà que la feina feta no té destorb, també és cert que d’alguna manera anima: si rebaixem les tasques pendents, ens creiem (i som) resolutius, i observem que el nostre esforç mereix la pena perquè el nombre de tasques disminueix.

Pel que fa a les tasques que no es poden resoldre en menys de dos minuts (insisteixo, ho ampliaria a cinc), segons ell cal seguir els següents criteris: 1) situació: literalment. Si ens trobem en un tanatori, no ens podem posar a fer trucades a l’agència de viatges... 2) temps disponible: tremendament important. Si disposem de 10 minuts abans de començar una reunió, és fàcil que puguem fer una trucada, però no començarem a escriure una entrada pel nostre bloc (jo hi dedico molt més temps per cadascuna). Això té una altra implicació que l’abordaríem parlant de la puntualitat. Però avui no toca... Només m’agradaria posar sobre la taula que si som puntuals i sabem que disposem de 10 minuts abans de trobar-nos amb algú, disposem de 10 minuts, valgui la redundància. Si llavors l’algú es presenta un quart tard... no anem bé, perquè d’haver-ho sabut potser hauríem tingut temps de fer una tasca de 25, que l’hem deixat de fer perquè crèiem que en teníem deu. 3) energia disponible: si és el final del dia i estem exhausts, no és el millor moment per a pactar segons què amb segons qui, per posar algun exemple. I 4), la prioritat, que sobren les paraules.