Organitza’t amb eficàcia (4/4)

Avui, darrera entrada per parlar de com ens organitzem amb eficàcia. Com ens ho mengem tot el que hem anat parlant? Insisteixo que parlo sempre en l’àmbit personal, tot i que penso que podeu extrapolar-ho a l’àmbit laboral si sou autònoms. Jo us parlaré de TickTick i del correu electrònic, ja que l’autor proposa moltes eines que penso que són feixugues, especialment quan parla de disposar d’arxivadors, carpetes, pòsits... em sembla que en ple segle XXI en el que l’espai és important, hem d’intentar organitzar-nos mitjançant les eines digitals.

Per començar pel final, el correu electrònic. També és una eina de gestió, o pot servir-ne amb relativa facilitat. Al llarg de la meva vida he vist multitud de safates de correu electrònic. Personalment, quan veig algú que té centenars (crec que n’he vist alguna, fins i tot d’algun miler) de correus pendents de llegir a la safata d’entrada, em ve mal. Com us dic, pendents de llegir, si bé potser entre llegits i pendents de fer-ho n’hi ha milers. Això, és un desgavell i ingovernable. Personalment us recomano que la safata d’entrada serveixi com el seu nom indica: lloc on entren les tasques a fer. Els correus a la safata d’entrada hi haurien d’estar de manera temporal. Ja no entro a valorar eines que disposen diversos clients de correu per establir prioritats, o per arxivar fins una data determinada un correu. No vaig pas més enllà. Simplement, el que tenim pendent de fer (els deures) és el que tenim a la safata d’entrada. Un cop resolt, el podem esborrar o arxivar al directori corresponent. Al final, la safata hauria de tendir a tenir-hi pocs correus. Jo intento que a final de setmana no tenir-hi cap, o menys de tres o quatre que seran tasques per la setmana següent.

D’altra banda, us parlo d’una eina que he descobert fa molt poc. De fet, tot i que ja us en parlo en el moment d’escriure aquesta entrada, encara l’estic provant. Tanmateix, em sembla una gran eina. S’anomena TickTick, i el seu nom ja indica per on van les coses. En primer lloc, i per parlar de l’espai, és una eina que la podem portar sempre a sobre. Està disponible per web,  però també per aplicacions de telèfon mòbil de les principals plataformes (Android i Apple), a banda de programets (add-ons o extensions) instal·lables a diversos clients de correu, navegadors, i fins i tot sistemes operatius.

Personalment, he resumit els meus propis estats en quatre, contradient una mica el sistema de l’autor: Pendent: és com s’inicia una tasca i el seu valor per defecte. En progrés: quan hi estic treballant. Pendent d’altri: quan per acabar la tasca requereixo d’una altra persona. Imagineu que heu d’enviar un correu d’un pressupost però el pressupost us l’han d’enviar a vosaltres: cal fer-ne el seguiment i per això ho tinc posat en aquest estat. Finalment, l’estat d’Algun dia. Aquí, per exemple, hi podem posar llocs per anar, llibres per llegir... Tanmateix, l’eina permet establir-se els estats que un vulgui i a més poden ser diferents per cadascun dels projectes que vulguem tenir o controlar.

Quant a l’aplicació, hi ha dues versions. Jo crec que la gratuïta ja dona molt de si. Et pots generar fins a 9 projectes (ara mateix no se m’acudeixen nou projectes que tingui la necessitat de separar-los, i de seguida us dic per què). Pots tenir en dansa fins a 99 tasques (les completades no es tenen en compte). Alguns els semblaran poques... és possible. A mi, de moment, em semblen suficients. A la versió Premium se’n poden tenir fins a 999. Es poden establir fins a dos recordatoris per a cada tasca. També per a cada tasca que forma part d’una llista (projecte), es poden establir fins a 19 registres. Això és especialment important si us feu una tasca que sigui anar a comprar, i dintre de la tasca us indiqueu fins a 19 parades, i a cada parada, les coses que hi heu de comprar. És només un exemple. A més, per a cada tasca s’hi poden fer comentaris, adjuntar-hi coses, establir prioritat...

Una de les coses més interessants és que et pots crear plantilles de tasques, de manera que us podeu crear una plantilla per anar a comprar al supermercat, i tenir-hi prefixades una sèrie d’articles que compreu sempre. Aleshores, i només per aquesta tasca d’aquest dia, hi podeu afegir o treure registres. Naturalment, les tasques es poden agendar o establir-hi una data de venciment, i compartir per diversos mitjans. Pel que fa a la necessitat de separar projectes, com us deia per ara no ho veig necessari, ja que el sistema també disposa de la possibilitat d’etiquetar les tasques. Per exemple, en l’estat d’Algun dia, hi podem posar llibres, sèries, pel·lícules, vins, llocs per anar... cadascuna amb la seva corresponent etiqueta. En resum, no deixa de ser un programa de gestió de projectes, però molt més senzill i intuïtiu que qualsevol que hagi provat. A més, la visualització per Kanban (estats), no és tan fàcil de trobar-la de manera gratuïta.

En fi, que us l’aconsello. Com us deia més amunt, jo l’estic utilitzant des de fa setmanes i em sembla una gran eina per organitzar-me amb eficàcia. Encara que sembli una tonteria, no haig de pensar en tot el que haig de fer i l’energia del meu cap es pot centrar en coses més importants. Tan sols m’haig de preocupar d’anar-hi anotant coses i fer-ne el corresponent seguiment. I dit això, faré el tick corresponent a l’entrada dedicada a Organízate con eficàcia.