Organitza’t amb eficàcia (3/4)

A banda dels criteris per establir un ordre d’execució de les tasques que hem de fer, l’autor també indica les cinc fases per a la planificació de les taques: 1) qüestionar-se quin propòsit té. Això ens ajuda de definir l’èxit; genera criteris per la presa de decisions; distribueix recursos; motiva; clarifica l’enfocament, i fa augmentar les opcions d’èxit. 2) els principis, és a dir, què s’està disposat a renunciar o oferir per dur a terme la tasca. 3) visió/resultat. No és cap cosa nova, però visualitzar-se amb el resultat satisfactori, sempre ajuda a aconseguir-lo. Ho trobareu a multitud de llibres, especialment en els d’autoajuda, mindfulness... 4) el poder de l’enfocament o centrar-se en alguna cosa. En realitat, té molta relació amb el punt 3. I 5) clarificar resultats. El que entenc que significa és concretar els resultats i deixar de banda l’ambigüitat. En altres llibres trobareu referències que, al final, per determinar l’èxit o fracàs d’una cosa, sempre ha de ser quantificable. Per explicar-ho millor, l’autor parafraseja a Lily Tomlin: «Jo sempre havia volgut ser algú. Hauria d’haver sigut més concreta». Em sembla que ho il·lustra molt bé.

Entrant més al detall del sistema proposat, l’autor motiva a seguir la pista i coordinar de manera organitzada fins a set tipus primaris de coses. En primer lloc, la llista de projectes (Congrés d’esperanto, vacances 2024, publicació llibre...). En segon, material de suport per als projectes. En tercer, accions i informació amb data preestablerta: els deures amb data de caducitat. En quart, la llista de tasques següents. En cinquè, una llista de tasques per les quals estem esperant resposta. En sisè, material de consulta. I finalment, una llista de tasques a realitzar algun dia (literalment), o amb possibilitats de realitzar-se en un futur. D’entre aquests tipus primaris, personalment ja s’hi identifica la gestió de projectes per un mètode que s’anomena Kanban. No és altra cosa que definir uns estats, i que cada tasca pot anar passant d’un estat a un altre (i només pot estar a un estat durant tot el seu cicle), fins a concloure’s per alguna raó o altra.

Una altra ítem important a l’hora d’organitzar-se és la frustració o el que ell anomena sentiments negatius que procedeixen d’un compromís trencat. Tampoc és cap cosa nova, però no està de menys recordar-ho. Si hem fet tot l’anàlisi per cada tasca (especialment les que ens puguin haver encarregat), per no caure en aquest sentiment negatiu i de culpabilitat per no haver acabat executant el que se’ns havia encarregat, tenim tres opcions: 1) no contraure el compromís. És a dir, saber dir no, o no comprometre’s abans de disposar de tota la informació que ens fa falta per determinar si podrem dur a terme l’acció o no. 2) complir amb el nostre compromís. O 3), renegociar el compromís. Tot plegat em sembla força obvi, però com qui va dir algú algun dia «camí, que fàcil dir i difícil de seguir».

Acabaré la crítica del llibre amb dues reflexions més que em semblen importants, especialment en l’àmbit de la col·laboració o quan formes part de projectes en els quals estan involucrades més d’una persona. En primer lloc, no es pot sortir d’una reunió, ja no dic sense conclusions, que avui no parlem d’això, sinó amb una llista de deures i tasques clares a fer per cadascú. «s’hauria de demanar un pressupost d’x» no és una tasca. Qui ha de demanar un pressupost? Quan ho ha de tenir demanat? Amb quines condicions? Finalment, una mica la moralina de l’autor que també comparteixo: «Una visión sin una tarea es sólo un sueño. Una tarea sin una visión es un trabajo fatigoso. Pero cuando la visión y la tarea van de la mano son la esperanza del mundo».