Organitza’t amb eficàcia (1/4)

Penso que en diferents mesures, tots ens preocupem pel nostre temps. És un clàssic i s’ha dit sempre, però el temps és or. I això pren tot el sentit quan no podem, encara, manipular la dimensió del temps. Amb tot això, el que vull dir és que molts de nosaltres intentem sempre optimitzar el nostre temps perquè el tenim limitat. Jo particularment, per exemple, em fa sentir bé quan faig dues coses a la vegada. Ep! No ho dic amb connotació negativa en el sentit que algú pot creure que si estàs per una cosa no pots estar per una altra, sinó just al contrari. En el cas que us parlo, em sembla, per exemple, del tot compatible aprofitar de trucar algú mentre rentes plats, estens la roba o passeges: a això em refereixo quan dic fer dues coses a la vegada. També, quan estic escrivint aquesta entrada. En aquest cas, fins i tot per triplicat: aprenc, escric una entrada, i practico mecanografia. Tot és del tot compatible i em permet creure que estic optimitzant el meu temps. Tot i que el dia continua tenint vint-i-quatre hores, si fas més d’una cosa a la vegada, sembla que en tinguin més. I no es tracte de tenir unes capacitats per sobre de les normals, sinó, simplement, d’aprofitar el temps: optimitzar-lo. Les properes entrades, van d’això.

Arran de la meva preocupació per optimitzar el meu temps, vaig decidir llegir-me un llibre que crec que em va aparèixer pel Linkedin. En la seva versió en espanyol es titula Organízate con eficacia, de David Allen. Perquè, és clar, l’optimització del nostre temps va molt relacionat a la manera en com ens organitzem. Començant pel final, i cito textualment, «Apostaría que Organízate con eficacia le habrá ratificado muchas de las cosas que ya sabía y que en cierta medida ya aplicaba desde hacía mucho tiempo». Per sort o per desgràcia és així. Dit això, tampoc cal dir que tota aquesta mena de llibres, els autors tenen la recepta màgica que fa que tot vagi sobre rodes. És una espècie d’utopia perquè cadascú fa el que pot i no hi ha cap sistema infal·lible. Ajuden, o pretenen fer-ho, però a vegades hi ha gent a qui no li resulta del tot.

El que conta el llibre és la manera amb la qual l’autor porta dues dècades organitzant-se. O si més no això afirma. D’acord amb el meu parer, penso que el mètode està bé però es passa de frenada. Ho dia perquè la seva màxima premissa és anotar-ho absolutament tot. Quan dic tot, és tot, qualsevol tasca, encàrrec o altri, passa pel seu flux de treball i organització. D’acord amb l’autor, el diagrama és el següent i contempla cinc passos: 1) Recopilar; 2) Processar el que significa i el que hem de fer; 3) organitzar els resultats; 4) avaluar, i 5) fer:

La raó per fer-ho així és molt fàcil d’entendre, i es que delega en un sistema (després entrem al detall) tota la càrrega i responsabilitat a fi de desestressar el propi sistema, és a dir, el nostre cap. Segons ell, la major part de l’estrès que patim és conseqüència de la mala administració dels compromisos que tenim i/o acceptem. Si tenim la cura de prendre nota de tot, i guardar-ho en alguna banda, ens podem despreocupar de recordatoris mentals. A més ho argüeix dient que si no podem deixar de pensar en alguna cosa és perquè no l’hem definit correctament i perquè no confiem en el sistema: allò de «em deixo alguna cosa?». Doncs exhorta a no tenir aquest (mal) pensament. Cal un treball previ d’anàlisi, organització en el sistema i plena confiança en ell. El mateix sistema serà qui ens ajudi a pensar. «En lugar de preocupamos por anticipado, pensemos y planifiquemos por adelantado», diu. Tot amb tot, d’entrada, té un petit inconvenient, que pot dur a deixar de treballar la memòria. Tanmateix, al meu entendre, sempre hi ha termes mitjos i el cap el podem exercitar d’altres maneres i per aquestes coses mecàniques, delegar-ho a una màquina.